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Comment rédiger correctement un nom et une description de tâche

Un nom de tâche bien pensé facilite l'organisation du flux de travail de votre entreprise et aide vos employés/contractants à comprendre ce qui est attendu d'eux.

Il existe plusieurs règles simples pour la création d'un nom de tâche :

  1. Le nom doit commencer par un verbe qui répond à la question de ce qu'il faut faire. Par exemple, "déterminer ce qui a causé l'apparition de pages dupliquées" plutôt que "d'où viennent les pages dupliquées".
  2. Le nom de la tâche doit être clair et concis. Par exemple : "Trouver et supprimer le contenu caché" plutôt que "S'occuper du contenu caché". Ce dernier n'indique pas clairement ce qu'il faut faire avec le contenu caché, tandis que le premier donne des instructions claires et simples.
  3. Le nom doit refléter ce que vous souhaitez voir comme résultat final de la tâche, et non simplement le processus. Par exemple : "Ajouter un lien de téléchargement de certificat à la fiche produit" plutôt que "Ajouter un lien de certificat", ou "Compresser toutes les grandes images à 300 Ko" plutôt que "Compresser les grandes images".
  4. Utilisez un paramètre quantitatif dans le titre si nécessaire. Par exemple : "Développer 3 options pour la mise en page de la page d'accueil" plutôt que "Développer des options de mise en page de la page d'accueil". En utilisant un langage quantitatif, vous définissez clairement votre objectif de ce que vous souhaitez recevoir, plutôt que de laisser l'employé deviner.
  5. Le nom de la tâche doit être court. Tous les détails doivent être laissés pour la description de la tâche. Par exemple : "Optimiser 20 pages dans la section diagnostics" est mieux que "Optimiser 20 pages dans la section diagnostics. Se concentrer principalement sur les pages dédiées aux diagnostics des voitures particulières". Comme nous le voyons, la deuxième option donne trop d'informations dans le titre et peut encombrer les tableaux de projet. Cela devrait être laissé à la description de la tâche.
  6. Ne pas utiliser de langage abrégé ou d'argot. Il est préférable d'écrire de manière à ce que vous puissiez être sûr que l'utilisateur (par exemple, la personne exécutant la tâche) pourra comprendre.

Comment rédiger une description de tâche efficace

Une description concise et bien rédigée est impérative pour maintenir un flux de travail cohérent et précis. Lorsqu'elle est bien écrite, l'employé exécutant une tâche n'aura pas besoin de vérifier constamment son travail avec la personne qui a défini la tâche. De plus, la personne qui définit la tâche sera également moins susceptible de demander des réécritures, des modifications, etc. Cela réduit les frictions et le temps perdu pour tout le monde.

Que doit inclure une description de tâche :

  1. La description doit être aussi détaillée que possible, mais contenir uniquement les informations pertinentes pour cette tâche spécifique. Si la tâche semble trop complexe à décrire, il peut être judicieux de la diviser en plusieurs tâches plus petites et plus simples.
  2. La description doit contenir toutes les informations nécessaires à l'employé pour exécuter la tâche. Cela peut inclure :
    • URLs des pages du site
    • Détails d'accès
    • Texte d'ancrage
    • Mots-clés
    • Mots d'arrêt
    • Rapports de site
    • Demandes spécifiques discutées avec le client
    • Tous les autres détails liés à la tâche
  3. Le langage utilisé dans la description ne doit pas être ambigu ni utiliser d'abréviations, et doit offrir plus d'informations à l'utilisateur que le titre. Par exemple : "Optimiser 20 pages dans la section diagnostics du site. Se concentrer sur les pages liées aux voitures particulières" serait mieux que "Optimiser 20 pages dans la section diagnostics", qui donne moins d'instructions explicites à l'utilisateur.
  4. La description doit inclure une explication de l'importance de cette tâche pour le projet global. Cela aide à donner à l'employé une meilleure idée de pourquoi il complète la tâche et comment cela s'inscrit dans l'objectif plus large.
  5. Si vous avez des informations supplémentaires pour faciliter la tâche, celles-ci doivent également être incluses, telles que :
    • Références à des projets précédents où des tâches similaires ont été complétées.
    • Exemples de solutions réussies provenant des sites Web de concurrents.
    • Exemples de décisions infructueuses basées sur l'expérience.
    • Conseils utiles - comme par où commencer, quels services utiliser, etc.

Dans l'ensemble, la description ne doit pas être un long essai que l'exécutant de la tâche doit passer des heures à digérer. Au contraire, elle doit inclure des détails concis sur ce qui est nécessaire pour que l'utilisateur réussisse à accomplir la tâche. Comme des objectifs, des délais, des liens vers des ressources utiles, des fichiers, etc. Si cela est gardé à l'esprit, vous ne devriez avoir aucun problème à créer des noms et des descriptions de tâches faciles à lire.